Die Verwaltung mehrerer Office 365 Konten kann unübersichtlich werden, wenn private, familiäre, schulische und geschäftliche Profile auf demselben Gerät verwendet werden. E-Mails können im falschen Profil geöffnet, Dokumente versehentlich im falschen OneDrive-Ordner gespeichert und in Anwendungen das falsche Abonnement angezeigt werden.
Die folgenden sechs Methoden helfen Ihnen dabei, Ihre Konten voneinander zu trennen, Ihre Daten zu schützen und effizienter zwischen verschiedenen Profilen zu wechseln.
1. Legen Sie den Zweck jedes Office 365-Kontos fest
Entscheiden Sie zunächst, wofür jedes Konto verwendet werden soll:
- Privates Konto: Persönliche E-Mails, Dateien und OneDrive-Speicher
- Geschäftskonto: Unternehmensdokumente, Teams und Dienste für den Arbeitsplatz
- Schulkonto: Unterricht, Aufgaben und Lernmaterialien
- Familienkonto: Individueller Zugriff über einen gemeinsam genutzten Microsoft 365 Family-Plan
Beim Managing Office 365 Family sollten Sie jedem Konto einen klaren Zweck zuweisen und geschäftliche Anmeldedaten nicht für private Dateien verwenden. Dadurch verringert sich das Risiko, Informationen am falschen Speicherort abzulegen.
2. Erstellen Sie separate Browserprofile
Erstellen Sie für jedes Microsoft 365-Konto ein eigenes Browserprofil. Verwenden Sie beispielsweise ein Profil für private Aktivitäten und ein anderes für berufliche Aufgaben.
Jedes Browserprofil verwaltet seine eigenen:
- Microsoft 365-Anmeldedaten
- Outlook-Postfächer
- OneDrive-Zugänge
- Lesezeichen und Browserverläufe
- Gespeicherten Passwörter
- Browsererweiterungen
Verwenden Sie unterschiedliche Profilnamen, Bilder oder Farben, damit Sie sofort erkennen können, welches Konto gerade aktiv ist.
3. Fügen Sie Konten in Office-Anwendungen hinzu und wechseln Sie zwischen ihnen
In Word, Excel und PowerPoint können Sie mehrere Microsoft-Konten hinzufügen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie eine Office-Anwendung.
- Wählen Sie Ihr Profilbild oder Ihren Kontonamen aus.
- Klicken Sie auf Konto hinzufügen.
- Geben Sie die erforderliche E-Mail-Adresse und das Passwort ein.
- Wählen Sie das richtige Konto aus, bevor Sie eine Datei öffnen oder speichern.
Microsoft 365-Anwendungen unterstützen möglicherweise nicht die gleichzeitige Anmeldung mit mehreren Benutzerkonten derselben Organisation. Speichern Sie in diesem Fall Ihre Arbeit, melden Sie sich vom aktiven Profil ab und anschließend mit dem anderen Konto an.
4. Trennen Sie Ihre OneDrive-Speicherbereiche
OneDrive-Ordner können ähnlich aussehen, wenn mehrere Konten mit demselben Computer verbunden sind. Benennen oder organisieren Sie jeden Ordner eindeutig, damit private und geschäftliche Dokumente nicht miteinander vermischt werden.
Beachten Sie dabei folgende Empfehlungen:
- Speichern Sie private Dateien in Ihrem persönlichen OneDrive.
- Legen Sie Geschäftsdokumente ausschließlich im genehmigten Unternehmenskonto ab.
- Überprüfen Sie vor dem Hochladen einer Datei die angezeigte E-Mail-Adresse.
- Übertragen Sie keine vertraulichen Dateien in einen privaten Speicher.
- Kontrollieren Sie regelmäßig die Freigabeberechtigungen.
- Warten Sie, bis die Synchronisierung abgeschlossen ist, bevor Sie das Konto wechseln.
Eindeutige Ordnernamen wie „Persönliches OneDrive“ und „Geschäftliches OneDrive“ erleichtern es, den ausgewählten Speicherort zu erkennen.
5. Teilen Sie Microsoft 365 Family richtig
Die Vorteile eines Microsoft 365 Family-Abonnements können mit bis zu fünf weiteren Personen geteilt werden. Jede Person sollte ein eigenes Microsoft-Konto und persönliche Anmeldedaten verwenden.
Der Abonnementinhaber kann eine Einladung per E-Mail versenden oder einen Freigabelink erstellen. Eingeladene Personen müssen die Einladung annehmen, bevor sie auf die geteilten Vorteile zugreifen können. Produktschlüssel und Kontopasswörter sollten nicht mit anderen Familienmitgliedern geteilt werden.
6. Schützen und überprüfen Sie jedes Konto
Jedes Office 365-Konto kann E-Mails, Kontakte, Dokumente und vertrauliche Informationen enthalten. Schützen Sie deshalb jedes Profil einzeln, anstatt für alle Konten dasselbe Passwort zu verwenden.
- Erstellen Sie für jedes Konto ein individuelles Passwort.
- Aktivieren Sie die Multifaktor-Authentifizierung.
- Halten Sie Ihre Wiederherstellungsinformationen aktuell.
- Überprüfen Sie die letzten Anmeldeaktivitäten.
- Entfernen Sie Konten von nicht mehr verwendeten Geräten.
- Speichern Sie keine Passwörter auf gemeinsam genutzten Computern.
- Melden Sie sich nach der Nutzung eines öffentlichen oder unbekannten Geräts ab.
Regelmäßige Kontoüberprüfungen helfen dabei, unbekannte Anmeldungen, veraltete Geräte und unnötige Zugriffsberechtigungen zu erkennen.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Vermeiden Sie bei der Verwaltung mehrerer Microsoft 365-Profile folgende Fehler:
- Passwörter mit Familienmitgliedern teilen
- Eine einzige Browsersitzung für alle Konten verwenden
- Geschäftliche Dateien im persönlichen OneDrive speichern
- Vertrauliche Dokumente im falschen Profil öffnen
- Synchronisierungswarnungen ignorieren
- Dasselbe Passwort für mehrere Konten verwenden
- Ein Konto entfernen, bevor Sie überprüft haben, ob alle Dateien synchronisiert wurden
Fazit
Die Verwaltung mehrerer Office 365-Konten wird einfacher, wenn jedes Profil einen klaren Zweck, eine separate Browserumgebung und einen eindeutig organisierten OneDrive-Speicher besitzt. Individuelle Passwörter, eine sichere Familienfreigabe und regelmäßige Kontoüberprüfungen schützen Ihre Dateien zusätzlich und verhindern Verwechslungen bei der Anmeldung.
Bevor Sie eine Microsoft 365 Lizenz kaufen, sollten Sie die verfügbaren Pläne, die Anzahl der Benutzer, die enthaltenen Anwendungen und den verfügbaren Speicherplatz vergleichen. Mit der passenden Lizenz erhält jede Person einen separaten Zugang zu den benötigten Microsoft 365-Diensten.