Einleitung
Es gibt eine Vielzahl von Produktivitäts-Apps, viele davon sind bereits bekannt: Todoist, Notion, Evernote und Co. Doch abgesehen von diesen bekannten Schwergewichten gibt es zahlreiche weniger bekannte, oft spezialisierte Tools, die einen echten Unterschied machen können – unabhängig davon, ob du studierst, im Home-Office arbeitest oder dein eigenes Business betreibst.
In diesem Artikel präsentiere ich dir mehr als 15 innovative Productivity-Apps, die weniger bekannt sind, aber viel Potenzial für deinen Alltag bieten. Ich erläutere, wann sich welche besonders lohnt, welche praktischen Funktionen sie bieten und für wen sie am besten geeignet sind.
1. Obsidian – dein individuelles Wissensnetzwerk Was genau ist Obsidian?
Obsidian ist ein Notizmanager, der auf Markdown basiert und persönliche Gedanken, Recherchen und Ideen in einem vernetzten Wissensnetz speichert.
Weshalb besonders?
Verknüpfung von Mitschriften mittels Wiki-Syntax
Darstellung als Graph
Lokale Speicherung: höchste Kontrolle
Optimal für: Studierende sowie Forschende
Personen mit zahlreichen Vorhaben und Einfällen
2. Zettlr – Schreiben mit Literatur leicht gemacht Überblick:
Zettlr ist ein Open-Source-Markdown-Editor mit einer PDF-Zitierfunktion – perfekt für akademisches Schreiben.
Highlights: Integration von BibTeX
Zettelkasten und Tags für Schnellnotizen
Export in PDF, Word und wissenschaftliche Formate
Perfekt für: Studierende mit wissenschaftlichem Arbeitsstil
Ersteller von technischen Dokumentationen
3. TickTick – To-Do & Pomodoro in einer App Merkmale
TickTick vereint Aufgabenlisten mit einem integrierten Pomodoro-Timer.
Vorzüge: Aufgaben steuern, Gedächtnishilfen einrichten, periodisch auftretende Todos
Fokus-Modus mit 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause
Eingebauter Kalender
Optimal für: Personen mit zahlreichen kleinen To-dos
Anwender der Pomodoro-Technik
4. fsNotes – elegante Markdown-Notizen für macOS und iOS Eigenschaften:
Open-Source-Anwendung mit intuitiver Benutzeroberfläche, unterstützt Tags und PDF-Export.
Vorteil: Beliebt und rasch
iCloud-Synchronisierung für Nutzer von Apple
Am Gerät vorhandene Dateien
Perfekt geeignet für: Apple-Anwender, denen lokale Kontrolle wichtig ist
Leute mit einem minimalistischen Lebensstil
5. Standard Notes – absolut sicher und verschlüsselt Fokus:
Sichere Notizen mit End-to-End-Verschlüsselung und erweiterbarem Funktionsumfang.
Das bietet’s: Text, Tabellen, Aufgaben, PDFs
Erweiterbar durch Plugins
Kompatibel mit Desktop, Mobil & Web
Perfekt für: Bewusste in puncto Sicherheit
Journalisten, die auf Verschlüsselung angewiesen sind
6. Vereinfachte – umfassende Content‑Erstellung:
Was bedeutet das?
Ein Werkzeug für kreative Inhalte: Grafiken, Videos, Werbetexte.
Merkmale: Templates für Social Media und Werbung
KI‑Texterstellung & Video-Editing
Teamerweiterungen für Abläufe
Perfekt für: Marketing-Teams mit kleiner Größe
Personen, die für Social Media zuständig sind
7. Motion – dein cleverer Tagesplaner Weshalb herausragend?
Motion (ca. 30 € pro Monat) wandelt deine Aufgaben in Termine um und plant deinen Tag selbstständig.
Vorzüge: Von KI geplante Tagesstruktur
Just‑in‑time‑Adaption
Absage & Verzögerung automatisch verarbeitet
Optimal für: Personen mit vollem Terminkalender und vielen Verpflichtungen
Fans der Produktivität, die eine Automatisierung wünschen
8. Raycast – das Steuerzentrum für macOS Was ist das?
Ein schneller Befehlspaletten-Launcher, vergleichbar mit Alfred, jedoch erweiterbar und moderner.
Merkmale: Apps und Dateien in Rekordzeit aufrufen
Befehle im Terminal unmittelbar ausführen
Erweiterbar durch Skripte und Widgets
Perfekt für: macOS-Power-User
Menschen, die Effizienz statt Interface wünschen
9. Krisp.ai –
Hintergrundgeräusche eliminieren Anwendungsbereich Mit Hilfe von KI werden während Anrufen lästige Geräusche (spielende Kinder, Hunde, Ventilator) herausgefiltert.
Höhepunkte: Kompatibel mit jeder App
Erstklassige Qualität, extrem niedrige Latenz
Perfekt für: Heimarbeit mit Umgebungsgeräuschen
Viele Callees mit Gesprächspartnern
10. CapCut –
einfache Videobearbeitung. Was macht es?
Kostenfrei, flexibel und mobil (Android/iOS) – perfekt für Social Media.
Funktionen: Schnitt, Audio, Filter & Texteffekte
Schablonen für Reels & Shorts
Perfekt für: Content Creator
Anfänger im Bereich Social Media
11. Notedex –
visuelle Notizen mittels Kartenstapeln. Konzept App für Karteikarten mit stapelbasierter Anordnung; geeignet für To-do-Listen und Memory-Arbeit.
Vorzüge: Tagging und Recherche
Visuelle Strukturierung
Perfekt für: Personen in der Umschulung
Vokabeltraining & rasche Brainstorming-Tickets
12. Cold Turkey Blocker – extreme Ablenkungskontrolle Funktionsweise:
Sperrt Webseiten und Apps für vordefinierte Zeiträume – auch nach einem Neustart.
Verwendung: Fokus‑Sprints
Keine Möglichkeit, auf Social Media, E-Mail etc. zuzugreifen.
Perfekt für: Geringe Selbstdisziplin
Strenge Fristen
13. Dynalist – Listen mit Verschachtelung und Outline-Funktionalität Beschreibung:
Organisiertes Arbeiten mit Listen und Lesezeichen in beliebiger Verschachtelung.
Vorzüge: Kurzlinks, Ziehen & Ablegen
Steuerung über die Tastatur
Perfekt für: Personen, die strukturiert denken
Strukturierung von vielschichtigen Aufgaben
14. Milanote – visuelle Organisation von Ideen online Konzept:
Virtuelles Moodboard mit Drag&Drop-Funktion für Texte, Bilder, Links und Checklisten.
Vorteil: Es ist möglich, dass auch Team-Kollegen das Board mitentwickeln.
Farbige Markierung und Anmerkungen
Perfekt für: Kreative
Planung des Projekts und Ideenentwicklung
15. Noisli – Klangkulisse fürs konzentrierte Arbeiten Effekt:
Natur- und Hintergrundgeräusche, die individuell kombinierbar sind; zweckdienlich für die Konzentration.
Merkmale: Timer eingebaut
Modus ohne Internetverbindung
Perfekt geeignet für: Personen, die Stille benötigen
Heimbüros ohne geeignete Umgebungsgeräuschpegel
16. FocalFilter – Webseiten für Zeitblöcke blockieren Anwendungsbereich:
Ein unkomplizierter Website-Blocker für Windows über .txt-Dateien; geringschwellig und effektiv.
Perfekt geeignet für: Studierende
Benutzer ohne Administratorrechte
17. Make (ehemals Integromat) – Automatisierungen für alles Funktion:
Visueller Workflow-Editor zur Automatisierung von App-Interaktionen.
Vorteile: Multistep-Automatisierungen (wie Telegram → Google Sheets)
Zahlreiche Integrationen
Perfekt für: Power-User und Geschäftsleute
Vorhaben mit zyklischen Prozessen
18. WorkFlowy – Listen- und Outline-Editor mit minimalistischem Design Zielsetzung
Rasches Erstellen von Listen durch Zoom-out- und Zoom-in-Vorgänge – perfekt für Brainstorming und Notizen.
Vorteile: Zoomstruktur ohne Ende
Mehrere Hierarchieebenen in einer App
Perfekt für: Personen, die sich ohne Firlefanz organisieren möchten
19. Slite – kollaborative Dokumente & Team-Wiki, Unterschied zu Confluence:
Zeitgemäßer, benutzerfreundlicher, auf Markdown basierend, weniger Funktionsüberladung.
Perfekt geeignet für: Teams mit kleiner Mitgliederanzahl
Junge Unternehmen
20. Agenda – datumsorientierte Projektnotizen Merkmal:
Notizen sind an Termine gebunden, mit Timeline-Darstellung und Mail-Integration.
Optimal geeignet für: Menschen, die zahlreiche Besprechungen und Projektphasen haben
Wissensarbeit, die sich an Terminen ausrichtet
Fazit: Die passende App zum passenden Zeitpunkt Obsidian, Zettlr für Notizen & Ideenmanagement
TickTick für Aufgaben + Pomodoro
Motion für eine Tagesstruktur, die mit KI geplant wurde
Raycast und Make für erfahrene Anwender
Krisp.ai, Cold Turkey und Noisli als Mittel gegen Ablenkung
Milanote und Standard Notes für kreative Tätigkeiten
Alle diese Tools können dein Produktivitäts-Toolkit erweitern – oft schon mit der kostenlosen Basisversion. Teste sie! Es könnte sein, dass dein neuer Tagesplan-Coach in Motion steckt oder Obsidian dein individueller Wissensspeicher ist.
21. So entdeckst du dein Match:
Lege deine Zielsetzung fest (z. B. Zeitersparnis, Steigerung des Fokus).
Teste die Basisversion oder die kostenfreien Accounts.
Verinnerliche Arbeitsweisen wie „Deep Work“ oder „Time Blocking“.
Nutze täglich 1–2 Tools, anstatt alle 10 auf einmal.
Schau nach zwei Wochen zurück: Was hat sich gebessert?
Zukunft der Produktivitäts-Apps. Integration von KI wird zum Standard (bereits bei Motion, Krisp)
Die plattformübergreifende Automatisierung wird zunehmend wichtig (Make, Zapier)
Privacy by Design: Anwendungen wie Standard Notes und Obsidian erfreuen sich wachsender Beliebtheit
AR/VR-Anwendungen, um Arbeitsabläufe darzustellen, werden entwickelt